Im Homeoffice ohne Drucker und Fax unterschreiben

Bei vielen Kolleg*innen stellt sich in diesen Tagen die Frage: Wie unterschreibe ich im Homeoffice ohne Scanner, Fax und Drucker? Die Folge: Vorgänge bleiben liegen. Dabei gibt es inzwischen viele Varianten, wie man ohne diese Hardware unterschreiben kann.

Die elektronische Unterschrift ist seit Juli 2016 durch die europäischen eIDAS-Verordnung in ganz Europa anerkannt und standardisiert. Um eine solche elektronische Unterschrift zu leisten, die vor Gericht Bestand hat, wird speziell gesicherte Software von zertifizierten Dienstleistern eingesetzt wie z.B. von Adobe.

Papier-Vorgänge in den Häusern

Da viele hausinterne Vorgänge wie Beschaffungen oder Freigaben in Unternehmen noch nicht digitalisiert sind, geht Papier in den Häusern per Hauspost hin und her – mit einer wachsenden Zahl an Unterschriften – bis schließlich der Vorgang durchgeführt werden kann. Derlei Freigabe-Verfahren kosten die Unternehmen viel Zeit, werden aber selten bis nie vor einem Gericht verhandelt werden. 

Das Einsetzen einer einmal eingescannten Unterschrift wäre hier also völlig ausreichend. Das Bundesverfassungsgericht (BFH, 22.6.10, 2010 VIII R 38/08) hat vor 10 Jahren entschieden, dass eine eingescannte Unterschrift unter bestimmten Voraussetzungen als rechtskräftig gelten kann – nämlich dann, wenn das so unterschriebene Dokument mittels einer Mail versendet wird, die die Willensäußerung nochmal wiederholt – also z.B.: „Anliegend sende ich die von mir digital unterschriebene Anforderung.“ Die Fax-Übermittlung eines so unterschriebenen Dokuments wiederum ist nicht rechtskräftig (BFH, 10.10.2006 XI ZB 40/05).

Wie mache ich das nun genau?

Wer den ganzen Tag am Desktop-Rechner arbeitet, für den kann es sinnvoll sein, seine Unterschrift einmal gescannt auf seinem Rechner abzulegen. In Word würde man diese Unterschrift über die Funktion „Einfügen/Bilder“ in das Dokument einsetzen. Danach würde dieses Dokument mit einer Mail wie oben beschrieben versendet. 

Eine weitere Variante wäre es, das Word-Dokument einmal als PDF-Dokument abzuspeichern, denn die Software der Adobe-Familie wie der Adobe Reader oder Adobe Acrobat X Pro bringen Unterschriftsfunktionen mit. Beim Reader sehen Sie bereits im Hauptmenü den Punkt „Signieren“. Bei Acrobat X Pro klicken Sie im Hauptmenü auf „Werkzeuge“ und dann auf „Signieren und Zertifizieren“. Bei diesem Vorgang entsteht eine digitale Signatur, die neben dem Namen auch die Mailadresse, das Datum und die Zeit vermerkt.

Wenn Sie über ein iPhone oder iPad unterschreiben möchten, öffnen Sie das PDF in Ihrem Mailprogramm. In dem geöffneten PDF sehen Sie oben rechts einen Stift. Tippen Sie auf das Stiftsymbol, danach unten rechts auf das Plus-Zeichen. Es erscheint ein Menü, in dem Sie „Unterschrift“ auswählen. Sie unterschreiben dann mit dem Finger oder einem Pad-Stift. Bei einem Android-Handy bräuchte man für diesen Vorgang eine gesonderte App wie z.B. Adobe Fill & Sign. Ein netter Service bei all diesen mobilen Angeboten: Haben Sie einmal eine Unterschrift erstellt, mit der Sie zufrieden sind, können Sie diese immer wieder verwenden.

Neben den hier vorgestellten Methoden gibt es viele weitere Möglichkeiten von Anbietern für Hard- und Software. Wer tiefer in das Thema digitale Signatur einsteigen mag, findet eine Übersicht der Anbieter z.B. hier: https://www.capterra.com.de/directory/30739/digital-signature/software

Autorin: Martina Lenk