Wie die Assistenz ihre Führungskraft wirksam entlastet

Die Zeit, in der Assistenzen lediglich Termine verwalteten und Protokolle schrieben, ist vorbei. Die Rolle wandelt sich dynamisch. Moderne Assistenzen werden zur Informationsdrehscheibe und zum Sparringspartner für ihre Führungskraft. 

Wir haben bei unserer Trainerin Irmtraud Schmitt nachgefragt, wie man von der Person, die zuarbeitet, zur strategischen Unterstützung wird.

Assistenzkräfte verstehen sich häufig vor allem als „helfende Hände“ im Hintergrund – was bedeutet es konkret, wenn Sie sagen, die Rolle entwickelt sich vom Support zur strategischen Koordination für Teams und Führungskräfte?

Irmtraud Schmitt: Das bedeutet, dass Assistenzen nicht mehr nur organisatorische oder administrative Aufgaben übernehmen, sondern proaktiv dazu beitragen, dass Teams und Führungskräfte effizient arbeiten und ihre Ziele erreichen. 

Die Aufgaben entwickeln sich zur Entlastung mit strategischem Mehrwert. Assistenzen werden heute in ihren Routineaufgaben durch KI unterstützt. Sie nutzen digitale Tools und automatisieren wiederkehrende Aufgaben. Dabei werden Kapazitäten frei. Sie bereiten Entscheidungsgrundlagen vor, sind in der Projekt- und Change-Unterstützung aktiv. Sie verfolgen Aufgaben nach und sorgen dafür, dass Vereinbarungen umgesetzt werden. Somit unterstützen sie die Führungskräfte dabei, sich auf strategische Themen zu konzentrieren.

Wo sehen Sie in der Praxis die größten Hebel, mit denen Assistenzen ihre Führungskraft im Alltag wirksam entlasten und bessere Entscheidungen im Unternehmen ermöglichen?

Irmtraud Schmitt: Die größten Hebel liegen in der Steuerung von Informationen, Prozessen und Prioritäten. Je stärker eine Assistenz diese Bereiche aktiv gestaltet, desto größer ist ihr Beitrag zur Qualität unternehmerischer Entscheidungen. Das bedeutet aber auch, dass Führungskräfte ihre Assistenzen in Projekte, komplexe Aufgaben, wichtige Informationen und Managemententscheidungen „mitnehmen“ sollten, um ihnen Einblick in laufende Prozesse zu geben. Die Assistenz braucht den Blick auf das große Ganze, um wirksam entlasten zu können. Sie wird somit zur Informationsdrehscheibe und organisatorischen Sparringspartnerin. Durch ihr Wissen über Termine, Projekte und jegliche Kommunikation erkennt sie Engpässe, Risiken und Überschneidungen. Somit kann sie rechtzeitig Gegenmaßnahmen anstoßen und vorausschauend handeln.

Welche zusätzlichen Werkzeuge und Fähigkeiten benötigen Assistenzkräfte, die aus Ihrer Position und Perspektive heraus aktiv mitgestalten wollen – und wie unterstützen Sie sie dabei?

Irmtraud Schmitt: Assistenzkräfte benötigen heute weit mehr als organisatorisches Geschick. Entscheidend ist ein klares Rollenverständnis, die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, Prozesse zu koordinieren und Entscheidungen vorausschauend vorzubereiten. Ebenso wichtig sind eine souveräne Kommunikation, ein sicherer Umgang mit unterschiedlichen Stakeholdern sowie der gezielte Einsatz digitaler Methoden und Werkzeuge, um die Führungskraft wirksam zu entlasten. 

Diese Kompetenzen lassen sich am besten durch Weiterbildung entwickeln, die nicht nur Wissen vermittelt, sondern den Transfer in den Arbeitsalltag fördert. Im Seminar zeige ich den Teilnehmenden anhand praxisnaher Fallbeispiele, wie sie typische Herausforderungen im Assistenzalltag meistern. Wichtig sind mir Phasen der Reflexion, in denen die Teilnehmenden überlegen, welche Impulse sie konkret in ihren Arbeitsalltag übertragen möchten. Der Erfahrungsaustausch innerhalb der Gruppe bietet zusätzlich die Möglichkeit, voneinander zu lernen und erfolgreiche Vorgehensweisen zu teilen. 

Am Ende eines Trainings gehen alle mit einem individuell erarbeiteten „Fahrplan“ nach Hause – mit ihren eigenen nächsten Schritte als strategische Mitgestalterin oder strategischer Mitgestalter. 

Vielen Dank für das Gespräch.

Wer in das Thema praktisch einsteigen und die eigenen nächsten Schritte planen möchte, findet auf der Seminarseite weitere Informationen und Termine:

• Vom Support zur Koordination: Als Assistenz die Führungskraft wirksam stärken

Bei inhaltlichen Fragen hilft gern Bettina Winter: b.winter@ard-zdf-medienakademie.de. 

Autor: Sven Dütz