Agiles Projektmanagement – beweglich und kreativ Projekte steuern

Der Studio-Neubau, die App-Entwicklung oder neue Arbeitsprozesse entstehen nicht im Tagegeschäft, sondern in Projekten. Um dabei flexibel auf unvorhergesehene Situationen reagieren zu können, liegt agiles Projektmanagement im Trend.

Agile Projektarbeit - Gruppenarbeit
Agile Projektarbeit

Projektarbeit nimmt in unserem beruflichen Alltag immer mehr Zeit ein. Der Grund: Wir arbeiten weniger in Routinen, sondern sind häufiger mit Aufgaben konfrontiert, deren Lösung wir noch nicht kennen. Die gängige Reaktion sind interdisziplinäre Projektteams, die in einem zeitlich definierten Rahmen und mit begrenzten Mitteln ein Ziel erreichen sollen. Doch was, wenn sich das Ziel ändert, Vorgaben und Anforderungen im Vorfeld unklar sind oder der Kunde bzw. Nutzer am Ende des Projekts sich das Ergebnis ganz anders vorgestellt hat?

Teams die Projekte agil bearbeiten, kalkulieren diese Möglichkeiten ein. Mehr noch – Sie versuchen diese Unwägbarkeiten zu nutzen. Ist zu Beginn unklar, was genau vom Auftraggeber gewünscht ist, erstellen sie Annahmen, die schnellstmöglich überprüft werden. Anstelle eines festen Vertragswerks und einer ausführlichen Projektdokumentation, suchen Sie laufend den Austausch mit dem Anwender.

Einige Grundwerte des agilen Arbeitens sind*:

  • Menschen und deren Zusammenarbeit sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge.
  • Ein funktionierendes Produkt ist wichtiger als umfangreiche Dokumentationen.
  • Die Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als Vertragsverhandlungen.
  • Reaktionen auf Veränderungen sind wichtiger als das Befolgen eines Plans.
*Quelle: http://agilemanifesto.org

So funktioniert agiles Projektmanagement

Agiles Projektmanagement verläuft iterativ – d. h. schrittweise – und flexibel. Die Teams sind eher klein, arbeiten hochgradig selbstorganisiert, vor Ort und eigenverantwortlich. Sogenannte Reviews sorgen dafür, dass fertige Teilprodukte vom Kunden während des Projekts begutachtet und auch der Prozess der Zusammenarbeit ständig verbessert werden kann.

Da agiles Arbeiten aus der Softwareentwicklung kommt, liegen für Medienhäuser hier auch die naheliegendsten Anwendungsfelder. Dazu kommen Aufgaben, die Kreativität erfordern, deren Umfeld dynamisch ist oder die Menschen und ihr Handeln im Fokus haben, z. B.:

  • Apps, Online-Angebote und Mediatheken
  • Redaktionssysteme und Plattformen zur internen Zusammenarbeit
  • interne Abläufe wie z. B. trimediale Prozesse in den Sendern
  • Neue Produkte und Formate

Für jedes Projekt den richtigen Ansatz wählen

Doch auch agiles Arbeiten bleibt vor allem eins: Arbeit. Das Vorgehen ist intensiv und führt zu einer hohen Last bei allen Teammitgliedern. Es erfordert Motivation, Disziplin und ein hohes Maß an Kommunikation.

Nicht immer eignet sich der agile Ansatz

– beispielsweise dann, wenn ein Großprojekt wie der Neubau eines Studios geplant ist. Hier ist Scheitern keine Option. Die Führungsetage braucht klare Ziele, Budgets und Meilensteine, um Ressourcen langfristig vergeben zu können.

Hier bietet sich der hybride Ansatz an, der die Stärken des klassischen und des agilen Projektmanagements vereint: die phasenorientierte Planung mit verbindlichen Eckpunkten für das Großprojekt als Rahmen und agil agierende Projektteams, die nutzerzentrierte Teilprojekte abarbeiten. Das klassische Vorgehen sorgt für Verbindlichkeit gegenüber Partnern und Stakeholdern; das agile Vorgehen für ein möglichst funktionales und anwenderfreundliches Produkt.
 

Autor: Sven Dütz